管理制度 一、系统使用管理 1．为保证会计电算化系统的安全可靠运行，必须对系统的操作使用做出严格的控制。 2．在会计电算化系统投入运行前，由系统管理员确定本电算化系统的合法有权使用人员及其操作权限，并报单位主管审核批准后在系统内授予其使用权。运行中需要增减使用人员，按同样手续办理。 3．对各使用人员明确划分使用操作权限，形成适当的分工牵制，健全内部控制制度。 4．本会计电算化系统原则上专机专用，谢绝无关人员使用机器做其他工作。 5．设立“计算机使用登记簿”，任何人均须登记方可用机。 6．任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增删改数据、原程序和数据库文件结构。 7．出纳人员不允许进行系统性的操作。 8．操作人员应严格在规定范围内对系统进行操作，负责数据的输入、运算、记账和打印有关账表。 9．存档数据、软盘、账表和文档资料等由系统管理员按规定指派专人统一复制、核对和保管。 10．系统管理员必须做好日常检查监督工作，发现不规范使用应及时制止，并采取措施避免同样情况再次发生。 二、上机操作规程 1．操作人员必须是合法有权使用人员，经过培训合格并经系统管理员正式认可后，才能上机操作。 2．操作人员上机操作前后，应进行上机操作登记，必须填写真实姓名、上机时间、操作内容，供系统管理员检查核实。 3．操作人员上机前应做好各项准备工作，尽量减少占用机器时间，提高工作效率。 4．操作人员的操作密码应注意保密，不能随意泄露，密码要不定期变更。 5．操作人员必须严格按操作权限操作，不得越权或擅自上机操作。 6．操作人员应严格按照凭证输入数据，不得擅自修改凭证数据(专职会计员，则应保证输入的数据与凭证数据的一致性)。如发现差错，应在输入前及时反映给凭证编制人员或系统管理员。已输入计算机的数据，在记账前发现差错，可按凭证进行修改，如在记账后发现差错，必须另作凭证，以红字冲销纠正，输入机内，任何人不能随意修改账目。 7．每次上机工作完毕后都要做好工作备份，以防发生意外事故，备份的数据软盘，应由财务处保管，下次上机备份要与机内数据复核无误后方可开始运行。 8．在系统运行过程中，操作人员如要离开工作现场，必须在离开前退出系统，以防止其他人员越权操作。 9．任何人如有伪造，非法涂改变更，故意毁坏命令程序、数据文件、账册、软盘等行为，依照《会计法》，将受到行政处分，情节严重的要追究法律责任。 三、账务处理程序 1．账务系统初始化：在初次建立会计电算化系统时，需要进行系统初始化工作，在会计主管授权下进行设置会计科目、账簿格式、凭证类型、期初余额等项内容的设定。 2．账务系统更改：系统正常运行期间，任何对账务系统的修改变动，必须得到会计主管的批准。 3．日常账务处理： (1)凭证处理：会计电算化系统输入的记账凭证分两种，即：机制记账凭证和手工编制的记账凭证。记账凭证要严格按照国家财会制度规定编制，对不真实、不合理的原始数据、凭证不予受理，对记载不确切、不完整的原始数据和凭证应予以退还，并要求更改和补充。为适应会计电算化系统的正常运行，编制记账凭证还必须做到：①机制记账凭证的编制。机制记账凭证是指各子系统输入原始凭证(如销售原始发票和银行收款凭单)，由计算机按有关规定编制并打印的记账凭证。机制记账凭证直接通过机内程序转到账务处理系统进行记账、编制报表等业务处理。机制记账凭证编制前，要认真审核原始凭证的合法性、正确性，输入计算机及打印出的记账凭证必须做到科目使用正确，数字准确无误。打印出的机制记账凭证需加盖制单人、审核人、记账员及财务部负责人章，连同所附原始凭证装订成册妥善保管。②手工记账凭证的编制。手工记账凭证是指会计人员根据原始凭证采用手工办法编制的记账凭证。手工编制记账凭证需通过账务处理系统用键盘输入。手工编制记账凭证包括：现金收付款凭证，部分银行收付款凭证和部分转账凭证。手工编制的记账凭证必须做到：第一，原始凭证必须是合法凭证。经济业务内容、摘要应规范化，措词要确切，其中标准摘要按规范填写正确。第二，账户使用正确。第三，借贷方金额相等。第四，原始凭证同记账凭证金额一致。第五，转账凭证必须填写清楚借方和贷方科目代码。对会计分录的摘要内容必须唯一，即：一种摘要内容，只能对应一个最细的明细科目，据此确定其隶属于哪一个一级、二级、三级科目。要求摘要内容简洁、扼要，用尽量少的字表达出该笔业务的内容。凡能归人标准摘要的业务内容，应尽量地使用标准摘要。对于新的业务内容可按上述原则编写新的标准摘要，并注明所对应的科目名称及科目代码。③记账凭证编号必须连续。编号间断时应在断号后第一张凭证上说明断号原因并签字盖章。④现金日记账和银行存款日记账可以由机器直接登记，出纳人员不登记账簿。为工作方便，出纳人员可以从设备查辅助账。(2)记账凭证的审核与保管：①记账凭证必须经凭证审核员严格审核无误后方可进行登账处理。②操作员每输入一张凭证，结束前要自审一次无误后再按结束键。③输入计算机的凭证、单据应由制单人、审核员、记账员、财务部负责人签字后方为有效凭证。④已输入的凭证应在输入操作完毕装订成册后，交会计档案资料保管员存档保管。⑤同一张凭证，制单和复核不能是同一个人。(3)账表打印和结账：①现金、银行存款日记账需要每天打印，并应与出纳库存现金核对无误。②银行余额调节表每月打印一次。③科目汇总表、总分类账和各种明细分类账每月打印一次。④在结账前按有关规定做好当月各类账务数据和报表的备份工作。⑤月底，以上工作正确完成后，由系统管理员进行结账，系统自动生成下月期初余额。⑥每年年末必须将全部账簿打印输出，装订成册，作为会计档案保存。(4)会计报表：①单位应根据账簿数据准确编制或由计算机自动生成会计报表。账表之间的数据必须衔接一致。②会计报表、计算表、分析表，按各核算子系统及管理要求和时间打印输出，经有关财会负责人审核无误后签字盖章方可生效。③单位上报会计主管部门的会计报表格式与要求，按会计主管部门的统一设计和布置。④单位必须以软盘和书面形式上报报表，软盘和书面报表的数据必须一致，书面报表必须由机器打印并按规定由有关人员签字盖章。
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